Agence 100 % gestion locative
Modèle de décompte de régularisation des charges
Modèle de décompte annuel : mentions obligatoires, justificatifs à tenir six mois, prescription de trois ans, étalement sur douze mois.
Estimation gratuiteAppeler le 05 49 50 07 84
- 4,9 % HTdu loyer charges comprises (5,88 % TTC)
- Sans engagementrésiliable à tout moment
- Tout comprisaucun frais caché
La régularisation annuelle est obligatoire en location nue. Ne pas la faire pendant trois ans, c’est perdre définitivement les premières années.
- PériodicitéAu moins une fois par an, obligatoire en location nue
- PréavisDécompte communiqué un mois avant la régularisation
- JustificatifsTenus à disposition du locataire pendant 6 mois
- Prescription3 ans — dans les deux sens
Ce que le décompte doit contenir
Un mois au moins avant la régularisation, le bailleur communique le décompte par nature de charges, le mode de répartition entre les locataires, et, en immeuble collectif, une note sur le mode de calcul du chauffage et de l’eau chaude.
Attention à ne récupérer que ce qui figure dans la liste limitative du décret du 26 août 1987. Recopier telle quelle la ligne « charges » de l’appel de fonds du syndic revient à faire payer au locataire des dépenses non récupérables — honoraires de syndic, gros travaux, assurance de l’immeuble, taxe foncière hors TEOM.
Le modèle
[Nom et prénom du bailleur ou de l'agence]
[Adresse]
[Nom et prénom du locataire]
[Adresse du logement loué]
À [Ville], le [JJ/MM/AAAA]
Objet : régularisation des charges locatives — exercice [année]
Madame, Monsieur,
Conformément à l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989, nous
vous adressons le décompte de régularisation des charges pour
la période du [date] au [date].
Votre quote-part : [tantièmes] / [total] — soit [%] %
Détail par nature de charges (quote-part locataire) :
- Eau froide et chaude .................... [montant] €
- Chauffage collectif ..................... [montant] €
- Électricité des parties communes ........ [montant] €
- Entretien des parties communes .......... [montant] €
- Ascenseur (entretien et électricité) .... [montant] €
- Espaces verts ........................... [montant] €
- Rémunération du personnel (quote-part) .. [montant] €
- Taxe d'enlèvement des ordures ménagères . [montant] €
- Redevance d'assainissement .............. [montant] €
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Total des charges récupérables ............ [montant] €
Provisions versées sur la période
([nombre] mois × [montant] €) ............. [montant] €
------------------------------------------------------
SOLDE [en votre faveur / à votre charge] .. [montant] €
[Si solde à la charge du locataire :]
Ce solde est à régler avant le [date] par virement sur le
compte habituel.
[Si solde en faveur du locataire :]
Ce solde vous sera remboursé par virement sous [délai], ou
déduit de votre prochaine échéance de loyer.
Ajustement de la provision mensuelle : compte tenu des charges
réelles constatées, la provision mensuelle sera portée de
[ancien montant] € à [nouveau montant] € à compter du [date].
Les pièces justificatives sont tenues à votre disposition
pendant six mois à compter de l'envoi du présent décompte.
Vous pouvez les consulter sur simple demande.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos
salutations distinguées.
[Signature]
Questions fréquentes
Le locataire peut-il exiger un étalement ?
Oui, si la régularisation intervient plus d’un an après l’exercice concerné : il peut alors demander un paiement échelonné sur douze mois. C’est fréquent en copropriété, où l’arrêté des comptes prend du temps.
Jusqu’à quand peut-on réclamer un rappel ?
Trois ans à compter de l’exigibilité des charges. La règle joue aussi pour le locataire qui réclame un trop-perçu.
Et en location meublée ?
Le bailleur peut opter pour un forfait de charges, non régularisable, dont le montant est fixé au bail et ne doit pas être manifestement disproportionné. Sinon, les mêmes règles que la location nue s’appliquent.
Le locataire est parti en cours d’exercice, comment faire ?
La quote-part est calculée au prorata de la période d’occupation. Vous pouvez conserver une provision maximale de 20 % du dépôt de garantie jusqu’à l’arrêté des comptes de la copropriété.
Modèle informatif, droit applicable en août 2026. Détail complet sur notre page charges locatives.